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Le Tine
Sposa Abituale Maggio 2026 Reggio Emilia

help ultimo sopralluogo e definizione dettagli

Le Tine, il 27 Gennaio 2026 alle 11:04 Pubblicato in Organizzazione matrimonio 0 11

Ciao ragazze!

Vi scrivo perché, ora che mancano pochi mesi al matrimonio (31 maggio 😱), sto iniziando ad andare un po’ in ansia.
Le cose da fare sono tantissime e incastrare tutto con il lavoro è davvero complicato.

In particolare, quello che mi stressa di più è il rapporto con i fornitori. Da un lato ho paura di essere insistente e di “ossessionarli”, dall’altro ho il terrore che, se non chiarisco tutto per tempo, il giorno del matrimonio qualcosa vada storto o non venga come lo immaginiamo.

Vi faccio un esempio concreto: abbiamo organizzato l’ultimo sopralluogo in location a marzo con tutti i fornitori, ma il fiorista ci ha detto che non può garantirci la presenza perché, se gli capita un evento, non verrà.
E allora io mi chiedo: come farà a sapere esattamente dove mettere i fiori? Chi gli spiega cosa va fatto e dove?
Non vorremmo fare un sopralluogo extra solo per lui, anche perché la location è lontana da casa nostra e non possiamo prendere giorni di ferie ogni volta per venire incontro ai fornitori.

Poi ci sono tutti i micro-dettagli che mi fanno venire mille domande:
– chi disporrà le sedie per la cerimonia?
– chi si occuperà dei segnaposto?
– come fanno catering e DJ a sapere quando far uscire le portate, quando fermarsi perché magari c’è un gioco o un momento particolare?

Insomma, ho un sacco di dubbi ma non so bene a chi farli e quando.
Non capisco qual è il confine giusto tra essere organizzata e risultare pesante 😅

Voi come vi siete interfacciate con i fornitori?
Ogni quanto gli scrivevate?
Questi dettagli li avete decisi prima o li avete lasciati gestire a loro?

Scusate il papiro, ma ho davvero bisogno di un confronto… HEEEELP! 🙏

11 Risposte

Ultime attività da V., il 31 Gennaio 2026 alle 11:22
  • V.
    Sposa VIP Ottobre 2026 Torino
    V. ·
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    Oh, ne sono davvero felice! anche noi ci stiamo lavorando e per noi è davvero importante che tutto funzioni bene.

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  • Le Tine
    Sposa Abituale Maggio 2026 Reggio Emilia
    Le Tine ·
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    Grazie! Mi sento meno sola! Fino a gennaio non avevo l'ansia, ma ora è arrivata tutta all'improvviso, perchè effettivamente manca sempre meno Smiley surprise

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  • Le Tine
    Sposa Abituale Maggio 2026 Reggio Emilia
    Le Tine ·
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    Sì, sto appunto creando la timeline precisa e vedo che questo mi aiuta tanto!

    Noi avevamo provato con una wedding planner ma non ci siamo trovate per niente bene, ci piace avere noi sotto controllo tutto e decidere da sole! La wedding coordinator ce l'avremo, ma naturalmente anche lei deve essere istruita su tutto quello che dovrà fare.

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  • Le Tine
    Sposa Abituale Maggio 2026 Reggio Emilia
    Le Tine ·
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    Ciao, volevo ringraziarti davvero per la tua risposta! Mi è stata utilissima e ho già iniziato a creare il file excel. Che dire? Una svolta! Così mi sembra di avere le cose più sotto controllo e ho già in mente tutta una lista di domande che farò ai fornitori Smiley love Smiley shame

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  • Dalila
    Sposa Precisa Giugno 2026 Rimini
    Dalila ·
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    Io mi sposo un giorno dopo di te e ti capisco perfettamente! Ti giuro che vorrei scrivere ogni giorno ai fornitori ma non voglio stressarli ahaha
    Comunque, di quelle cose che hai elencato si occupa la location e poi sta ai vari fornitori coordinarsi tra di loro (così mi han detto loro).
    Noi abbiamo deciso di investire in una coordinatrice, che è poi la nostra fiorista, appunto per cercare di passare la giornata sereni

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  • Elisa
    Sposa Master Giugno 2025 Viterbo
    Elisa ·
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    Non è sempre così, soprattutto quando le location sono in affitto. In realtà penso sia importante anche quando c’è una wedding della location (che non definirei wedding planner), perché la gestione (e il coordinamento) di tutto l’evento non avviene solo all’interno della location dove lavorano. E spesso ho visto e sentito wedding della location fare gli interessi della location (giustamente, è il loro “datore” di lavoro) e meno degli sposi purtroppo… non so come spiegarlo ma il servizio è davvero diverso, per questo consiglio sempre una propria coordinatrice che conosca l’evento davvero a 360 gradi 🤗
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  • Paola
    Sposa Master Giugno 2026 Brescia
    Paola ·
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    In realtà le location che io ho contattato hanno tutte un wedding coordinator gia nel prezzo, pensavo fosse scontata la cosa
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  • Paola
    Sposa Master Giugno 2026 Brescia
    Paola ·
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    Ciao! A noi la location ha consigliato il sopralluogo 2/3 settimane prima al massimo specialmente se i nostri fornitori nel mentre hanno altri eventi. Per il posizionamento delle cose teoricamente dovrebbe occuparsene la location, cosi come per il resto. Noi avremo una coordinator dell’evento che appunto gestirà poi i fornitori, tavoli etc. É lei che farà da ponte tra noi e i fornitori, tipo avvisare il dj quando stiamo arrivando e quindi dovrà mettere la canzone dell’ingresso, gestire lo spostamento delle persone dalla zona aperitivo alla zona cena etc. A lei porterò poi qualche giorno prima tutto il nostro fai da te (tableau, segnatavoli e menù) e gestirà il tutto lei con la preparazione dei tavoli della cena.
    I fornitori, specialmente che gestisce la location, sanno benissimo quanti dubbi possiamo avere noi spose. Vedrai che sapranno aiutarti.
    Consiglio mio, appuntati anche tu tutto quello che devono fare tutti, e magari qualche giorno prima potresti fare un giro di chiamate con i fornitori e verificare che sia tutto ok
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  • Elisa
    Sposa Master Giugno 2025 Viterbo
    Elisa ·
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    Ecco perché almeno una wedding coordinator è davvero importante e lo ripeto sempre 😅
    Se non volete ingaggiarla, ti consiglio di fare foto della location e scrivere TUTTO, cosa e dove deve essere posizionato e come ecc.. e creare una timeline con tutti i dettagli che vi vengono in mente, che andrete poi a condividere con tutti i fornitori. Per quanto riguarda chi deve allestire sedie e segnaposto bisogna che facciata chiarezza nel momento del sopralluogo dove cerca di avere più fornitori possibili presenti!
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  • Pamy
    Sposa Master Aprile 2023 Vercelli
    Pamy ·
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    Ciao, capisco come ti senti, io avevo sempre 1000 domande in testa io avevo sempre paura di dimenticare qualcosa,ma scriverle mi ha aiutato.
    Prima del sopralluogo in location mi ero scritta tutte le domande che mi venivano in mente e le ho fatte in primis alla location/catering in modo da capire di cosa si sarebbero occupati loro direttamente e quali domande invece dovevo risolvere con gli altri fornitori.Ad esempio, dove si sarebbe posizionata la Band? Prima ne ho parlato con la location e poi a grandi linee con chi ha suonato ma devo dire che il giorno del matrimonio si sono poi accordati con le persone della location. È dolo uno degli esempi…
    Ho fatto il sopralluogo finale solo con la Fiorista, perché alla fine era lei che doveva disporre la maggior parte delle decorazioni ma ne avevamo fatti alcuni anche con il personale della location.
    Ovviamente avevo fatto dei giri in location, anche con il personale della location che di sarebbe occupato della gestione e della tempistica dell’evento.Vendo il Catering interno ed essendo loro molto esperti, praticamente è filato tutto molto liscio anche quando avevamo degli intermezzi musicali che avevamo concordato di inserire tra una portata e l’altra, in particolare prima del secondo che era il momento di attesa più “lungo”.
    Dopo la definizione degli ultimi dettagli, abbiamo sentito i fornitori nella settimana del matrimonio, giusto per definire qualche orario.


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  • V.
    Sposa VIP Ottobre 2026 Torino
    V. ·
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    Ciao Smiley smile allora, io posso dirti che noi siamo ancora lontani (fine ottobre), ma stiamo cercando di pianificare tutto perchè vivendo all'estero è tutto più complicato.

    Noi creeremo un file con la timeline dettagliata dell'evento in cui ci sono le varie portate, i vari momenti, e cosa ci aspettiamo che ciascun fornitore faccia in quel momento. Inoltre, manderemo anche un email personalizzata a ogni fornitore allegando la timeline con un riassunto di quello che ci aspettiamo che lui faccia e quando, con anche tutte le "micro-responsabilità".

    Ti faccio un esempio concreto: al taglio della torta faremo mettere gli ospiti su due lati e faremo accendere le stelline, e poi passeremo noi prima di tagliare la torta.
    Musicisti: alle [ore] chiedere agli ospiti di disporsi ai due lati e che gli verranno consegnate le stelline e gli accendini se necessario, ma di non accenderlo ancora. Solo quando quella della location avrà distribuito tutte le stelline, il musicista chiederà a tutti di accendere le stelline e metterà la musica.
    Location Coordinator: preparare tutte le stelline in ceste con accendini, e, quando gli invitati sono pronti, distribuirli a tutti.
    Fotografo: prepararsi alle foto posizionandosi dove necessario
    Sposi: pronti a passare e a tagliare la torta. E a baciarsi a metà con tutti gli invitati con le stelline.

    Così per tutto il matrimonio. Sarà una faticaccia? Sì, ma io sono una maniaca del controllo.

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