Come prepararsi al meglio per la visita della location?

Ciao!
Chiedi, sempre ammesso che ti interessi saperlo, se i giochi pirotecnici sono ammessi. Nella nostra location non erano ammessi (anche per motivi di inquinamento) palloncini, fuochi d’artificio, scintille. Chiedi se hanno un limite di orario e informati come agire con la SIAE. Buona fortuna 🍀

Ti scrivo quello che ho chiesto io (poi ovviamente potrei aver dimenticato qualcosa): le varie tipologie di menù e i costi; come si comportano in caso di allergie o intolleranze varie; se fanno le prove menu e con i vari assaggi e quando lo fanno; entro quando bisogna dare la conferma definitiva; che servizi hanno e i vari costi; se ci sono limiti di orario; se devi avere un numero minimo di invitati; cosa fanno con i bambini nel senso di animazione o cose simili; esigenze particolari; modalità di pagamento; entro quando bisogna dare la prima retta; cosa fare in caso di annullamento o spostamento di data; entro quando bisogna saldare tutto; come fare se ci sono eventuali modifiche; se ti danno l'esclusività; se possono farti vedere le foto di matrimoni che hanno già organizzato; chiedi che ti facciano vedere gli spazi interni ed esterni; come è la temperatura interna in base alla stagione; entro quando devi portare le bomboniere e il resto del materiale; il parcheggio per le auto; se puoi portare qualcuno quando farete la prova menù; e poi non saprei

Ciao, guarda, ti do la mia lista di domande, ma esce sempre qualcosa... tipo io ho chiesto tutta sta roba, ma poi ho scoperto che la location a gestione diretta ( con cui stavo contrattando) aveva omesso di dirmi (anzi nascosto) che sta vendendo a qualsiasi acquirente, anche chi non abbia intenzione di continuare l'attività di eventi.... quindi facciamo quel che possiamo ma ci sono cose che davvero non potremo sapere se non per caso o non potremo evitare...

Info generali

Qual è il costo menù a persona e iva per xx pp?

Variazioni di costi in mesi diversi e tra weekend ed infrasettimanale

Ospita più eventi al giorno?

C’è un costo fisso di Affitto?

Modalità di pagamento e ammontare della suddivisione:

-Caparra (di solito 30% dell’importo)

-Saldo quando, se anticipato di quanto è l'anticipo?

C’è un numero minimo di ospiti da garantire in ogni caso (meglio evitare se puoi)?

Ci sono formule di aggiustamento del prezzo al ribasso se intervengano più ospiti del garantito e al rialzo del prezzo se gli ospiti siano meno?

Quando va comunicato il numero di ospiti esatto?

Cucina interna o catering?

Contratto unico di banqueting o doppio contratto location e catering?

Impone dei fornitori extra menù/affitto, ad es WP con onorario a parte?

Persona di riferimento

N di camerieri per ospiti

Capienza degli interni secondo le normative covid

Cosa comprende il menù?

Aperitivo di benvenuto cosa?

Antipasti a isole quante cosa?

Show cooking dei fritti o altri show cooking?

2 primi 1 secondo o 2 primi e 2 secondi?

buffet frutta

buffet dolci che tipo di dolci?

caffè e digestivi:

torta nunziale è inclusa? quanti piani?

Variazioni di menù

Celiaci, lattosio, vegetariani, vegani e allergie varie ecc.

Menù bambini età e costo

Menù fornitori (fotografi musicisti) costo

C’è un limite massimo di bottiglie di vino a tavolo?

L’acqua è in bottiglia o in caraffa?

Ci sono piatti extra menu? Fornire una lista piatti /vini

Prova menù quando? È inclusa per quante pp?

Mise en place

Posate e stoviglie

Tavoli tondi o quadrati?

Coperture sedie o sedie nude sono incluse

Mobili e decorazioni vengono forniti?

Candelabri/ candele

Tovagliato colori

Fiori centrotavola, c’è un allestimento standard incluso?

Evento

Orari dell’evento

Orario musica

Costo dell’extra time in uscita e quando scatta dopo 6 ore?

Suite nunziale viene offerta?

Possibilità di prepararsi in location sposa/sposo, extra time in entrata

Lista Costi extra

Tableau e cavalieri, segnaposti:

Stampa menù:

Confettata /tavolo bomboniere:

Open bar:

Rum e chiccolata:

Corner photobooth

Animazione bambini è obbligatoria? costi

Fuochi d’artificio costi e c’è l’esclusiva?

Mezzi particolari (macchine d’epoca, carrozze trattori, barche, alcune location hanno accordi)

Luci sceniche illuminazione facciata /interni colorate:

Filari di luci aeree:

Allestimenti ed extra specifici:

Chi dispone eventuali fai da te e quanto prima si portano in loco?

Varie ed eventuali sulla struttura

Parcheggio, caienza, è sorvegliato? Il parcheggiatore si paga extra?

Accessibilità (disabili, passeggini, strumenti musicisti)

Numero bagni e pulizia è effettuata durante l'evento?

Guardaroba

Climatizzazione/ Riscaldamento

Impianto di filodiffusione audio /musica

Piscina

Verde /aree esterne, allestimento nelle aree esterne ha costi extra?

Politiche per impossibilità da covid e altri eventi di forza maggiore per rinvii e annullamento.

Clausole covid (mai rinunciare al diritto di risoluzione per causa di forza maggiore, il rinvio data deve essere solo un'opzione concordata non una costrizione)

Penali

Clausola compromissoria (attenzione a che non demandino le controversie all'arbitrato di fatto impedendo di fare causa in tribunale, l'arbitrato è sì più veloce, ma più caro).

Assicurazioni danni a cose e persone?

Cauzioni

Liberatorie, deleghe (in questo periodo molte location vogliono scaricare vari obblighi di loro competenza, imposti della normativa covid, sugli sposi non firmare deleghe o liberatorie)

Foro competente per il contratto (sempre meglio fissare quello della residenza degli sposi)

Divieti specifici

Stelline d’artificio

Spara coriandoli /petali/ stelle filanti/ Riso

Fumogeni colorati o Macchina del fumo

sorvolo drone, se si è in una no fly zone

Karaoke (alcune location lo vietano per decoro)

Macchina spara bolle di sapone

Candele/lanterne

Lanterne volanti

Fuochi d’artificio

Palloncini

Di solito è vietato il bagno in piscina

Ah una cosa che per me ormai è sconta, ma forse non per chi inizia, quando mettono open bar nelle proposte di menù, spesso si tratta solo di caffè e digestivi, non i cocktail che poi sono extra: a quantità fissa (tipo se hai un minimo di 100 ospiti minimo 100 cocktail); a consumazione con o senza drink card; o a prezzo fisso dell'extra che so 500 euro per barman e cocktail per tot ore.

Devi avere le idee chiare, cioè cosa state cercando le domande da fare sono cos’è compreso nel prezzo che vi propongono, e valutare qual’è il prezzo delle cose che vorreste mettere e non sono incluse, se c’è un piano b in caso di pioggia, eventuali restrizioni. Quanto tempo prima dovete prenotare, non guardarne molte. Numero di invitati massimo è minimo.

Ciao, noi abbiamo fatto una sorta di lista con tutte le domande da fare, te la lascio:
-esclusiva location
-minimo di invitati-vincoli orari-vincoli fornitori (musica, fioraio)-servizi inclusi-svolgimento della cena in caso di pioggia (la nostra location è principalmente all'aperto)-tipologia di cucina e di menù e se le bibite sono incluse.Poi io in ogni location che ho visitato mi sono fermata in bagno per controllare come fossero dato che abbiamo avuto brutte esperienza ad alcuni matrimoni.

Diciamo che sono tante tante le cose fa chiedere...un altra cosa che devi vedere perché ci sono molte strutture che il pranzo ai fotografi musicisti ecc li fanno pagare quasi la metà nel nostro caso abbiamo pagato come menù normale...Il costo a persona per bambink(qualora ci fossero e se ti offrono l animazione incluso o devi portarla tu da fuori)...Devi chiedere se c'è una limitazioni di orari da rispettare e se nel caso lo si supera dj quant e la differenza...Il costo dei vari extra ovvero confettata se sei vincolata con loro qualora non fosse compresa o puoi organizzarla tu

Ciao Miriana innanzitutto auguroni per questo nuovo e meraviglioso capitolo...Allora la 1 cosa ovviamente esporre i vostri gusti ma chiedere i prezzi cosa comprendono...Cioè mi spiego meglio...120 euro a persona...
Bisogna vedere se comprende bibite illimitate se c'è un supplemento per ogni portata se 120 sono compresi di Iva ecc...Non so quale location tu abbia jn mente ma da noi al Sud è difficile che si fitti la struttura più il catering quindi i vari allestimenti dipendono dalla struttura stessa....A me erano compresi l unica cosa che ho dovuto dare di differenza ma era una mia scelta il costo dei segnaposto la torta sospesa e l allestimento per il buffet iniziale con lo stesso colore scelto e con fiori perché nel pacchetto del matrimonio non era compreso...Poi un altea cosa da chiedere se hai un numero minimo di invitati...Molti ristoranti ti danno ad esempio minimo 80 se non li superi li paghi...Poi devi vedere se ha l esclusiva della musica se c'è l ha automaticamente ti vincolano a prendere quella loro...E poi se la mise en place si può avere colorata jn base al tema scelto o solo bianca...