Dubbi formulazione partecipazioni

Salve ragazze,
In questi giorni ci stiamo divertendo a strutturare le partecipazioni( le faremo tramite un sito). Chiaramente non potevano mancare i dubbi: avendo io una trentina di persone da fuori regione, alle quali vorremmo offrire l’alloggio, mi chiedo se inserire un apposito cartoncino, che riporti appunto dell’ospitalità, o dirlo direttamente a voce?!
Altra questione invece riguarda la richiesta di conferma, voi inserirete i vostri numeri di telefono o no? Tutti gli inviatati hanno modo di contattarci però magri riportare il numero è un aiuto in più🙈🙈🙈 boh!